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实务 | 想编制规范的招标文件 这“三关”必须过

在政府采购项目的招标过程中,招标文件的编制具有十分重要的意义,招标文件编制是否规范、准确,是否科学、严谨,将直接影响整个采购工作的进度和成败。笔者认为政府采购招标工作能否做到公平、公正,主要取决于三个关口:一是资格要求关;二是技术需求关;三是评分细则关。

 

  合理设置招标资格条件 严把采购“入门关”

 

  供应商投标资格条件是供应商参与政府采购竞争的“门槛”,招标“门槛”的设定以及“门槛”设定的高低,都直接决定了项目采购的公正与否,因此不容忽视。采购资格条件设置不合理主要表现在以下六方面:

 

  一是对供应商注册资金提出过高要求

 

  查看各地政府采购的公告,对供应商注册资金的要求现在越来越高。对工程项目,如果企业已经获得一定级别的资质后,再以注册资金作为限制条件明显是不合理的。但是在政府采购中,国家没有相关的法律法规加以限制,对这种要求就缺乏法律依据来判定其合法合规。

 

  案例一:我们接受了一个几十万元的家具政府采购,采购单位要求制造商的注册资金是1000万元以上,我们认为要求太高了,建议他们减少,可是采购方提出两点看法:一是这样的要求是为了保证政府采购资金的安全性,越大的企业采购质量性也越高;二是对要求制造商注册资本1000万元是否构成违法,违法的事情我们不干,但是,如果没有法律依据证明他们的要求违法的话,那就应该按照他们的要求执行。

 

  我们作为集中采购代理机构认为采购方提出的要求有一定的合理性,但是也具有一定的排他性。如果一个注册资金500万的家具制造商对此提出质疑:我们可以生产出完全满足招标文件技术要求的家具,为什么用注册资金来排斥我们参加投标呢?此案例对采购方的要求和供应商的质疑可能是目前招标机构普遍遇到而又没有法律依据可以参照解决的问题。我们现在的做法一般是招标项目的预算金额要与注册资金大致相当,不能悬殊过大。

 

  二是按照某个供应商量身定做资质要求

 

  政府采购包罗万象,涉及采购领域太广,要求采购人依据采购项目都能合理提出对投标人资格和条件的要求是不现实的。所以,大多数采购人对投标人的资格要求和投标条件都是帮助他们设计采购项目技术参数的供应商所指定。自然,这就产生了为供应商自己量身定做的前提条件。

 

  三是制造商授权问题

 

  在计算机相关产品政府采购资格和条件中,对产品提出必须具有“制造商授权”的要求。采购人对授权的理由是要保证产品的质量和售后服务,看似很有道理,但从另一个角度看,要求授权会造成制造商或代理商操纵投标和投标价格,按照财政部38号文件《关于多家代理商代理一家制造商的产品参加投标如何计算供应商家数的复函》中规定“原则上同一品牌同一型号产品只能有一家投标人”的精神,制造商就可以决定给某个代理授权,而这个代理商就可以决定投标价格,而不是通过市场竞争产生一个合理的价格。

 

  四是把业绩作为招标资格和条件的合法性

 

  《政府采购法》第23条规定:“采购人可以要求参加政府采购的供应商提供有关资质证明文件和业绩情况,并根据本法规定的供应商条件和采购项目对供应商的特定要求,对供应商的资格进行审查。”笔者个人认为,此条要求供应商提供业绩不应视为是对投标资格的规定,而应该将业绩情况作为综合评分的要素。但是现在部分采购人将业绩要求作为投标资格,并且业绩要求颇高,例如:在2008年广电中心灯光招标公告资格中列出“2008年6月以来独立完成500万以上的广电工程系统项目”等实际上这种要求具有明显的排他性,不能说没有做过类似项目或虽然做过但个数不够的或者做过200万工程的就被排斥在本次招标之外,否则工商部门就不用再审批新成立的企业了。

 

  五是无法定性的招标资格

 

  某电梯招标公告对资格供应商的要求:(1)国际知名品牌,在中华人民共和国境内注册的具有独立法人资格的…..(2)所投产品在国内销售不得少于16年(3)近3年内,所投产品在**市不少于300台的电梯销售成功案例。从中我们可以看出第一点要求“国际知名品牌”无法定性,什么是国际知名品牌?有什么国家机构出具的具有法律效率的证书?这些都无法确定。第二和第三点看起来也都是为某一供应商量身定制的。

 

  六是资格条件过高

 

  例1: 广电中心建设项目一期工程演播室灯光系统预算金额387万元,部分资格要求如下:具有中华人民共和国建设部颁发的机电设备安装工程专业承包一级及以上资质,且同时具有钢结构专业承包二级及以上资质(原件及复印件)。

 

  例2:国土智能化项目资格要求,浙江省内同时具备建筑智能化工程专业承包一级资质和建筑智能化工程甲级资质。

 

  以上项目按照规定三级以上企业即可承建,为什么要一级的资质,并且还要具备钢结构二级以上资质,试想这样的企业能有几家。同样的道理浙江省内同时具备建筑智能化专业承包一级和建筑智能化工程专项设计甲级资质的条件规定具有明显的歧视性和倾向性。

 

  建议:各级政府采购监管部门可以制定一些“政府采购供应商资格要求管理暂行办法(或规定)”。对可以根据财政预算金额的大小、工商营业执照规定的经营范围、项目的特殊性和各地区实际情况,分别制定对供应商资格要求不同的标准;对工程类严格按照住房和城乡建设部所发资质所规定的经营范围执行,对系统集成、网络工程按信息产业部所发资质和规定的经营范围执行;服务类也按国家相关部委所发资质和工商营业执照所规定的经营范围经营。其他国家法律法规没有规定的就按工商行政部门规定的经营范围执行。

 

  重点审查货物招标技术参数 严把技术参数审核关

 

  目前,采购代理机构在制作招标文件时,一般是由采购人提供设备的规格、技术参数。由于采购人一般都缺乏专门的技术人才,会委托一些供应商来制作技术需求,而某些供应商在制作过程中就会对自己销售的设备有倾向性;有的采购人提供的技术要求与规格是照抄说明说;有的直接提出要某某厂家、某某品牌、某某型号的设备;有的个别或部分参数反映指标过高或过低,有的甚至是凭空想象,提出一些与预采购的设备档次相差甚远的功能要求,使投标方无法按照标书提供相应的设备。

 

  笔者认为,采购人在编制技术规格时,应该综合同档次各厂商设备的主要性能指标,适当拔高,不可转指,否则就会失去公平性和广泛性。制定技术参数也不应造成对有资格投标供应商的歧视。标书要求的技术参数是一个数值范围,不是一个具体的数据。可采用“大于等于”或“在某某幅度内”这一类措辞。比如中心采购的学校计算机项目:规定CPU、硬盘、内存等的最低要求,要保证大多数品牌电脑可以达到以上要求。笔者认为,避免招标文件技术要求倾向性可以采取以下措施:

 

  论证需求,规范格式,在技术参数中,规定不得有倾向性条款,不得过多设置“*”的强制性条款和对非实质性条款设置“*”,个别个性化的指标要求不能作为实质性条款。比如,我们买一部手机,你可以要求手机必须能通话、必须能发短信和屏幕尺寸大小并将其设置为实质性条款,但我们不能将手机重量必须小于100克等作为强制性条款。可以组织专家对大型项目或技术复杂项目的需求进行论证,如果有特殊要求,须书面承诺至少要有三家以上的潜在供应商满足技术需求。同时我们也可以组织有潜在供应商参加的招标文件现场意见征求会,由于潜在供应商比较熟悉投标各产品的技术参数,尤其关心自身投标产品的技术要求是否满足其技术要求。因而能快速准确地找出技术参数的倾向性条款。

 

  积极调研,掌握信息。市场信息包括设备技术信息和商务信息。采购人员应该充分了解国内外相关设备,特别是预采购设备的发展动向,档次分类、功能。对供应商环境、企业销售渠道与方式的掌握有利于让标书制作者对采购人的技术需求做出客观的评价。另外,对政策法规的准确理解与执行,有利于标书制作者剔除歧视性条款。

 

  分分计较 严把招标文件评分标准设置关

 

  评分标准是衡量和评判供应商产品和服务综合品质的直接依据,是采购文件的灵魂。可以说,评分标准的设置直接影响着招标、投标、评标各环节工作,在一定程度上决定了政府采购活动的质量和效益。作为组织实施政府采购活动的专业部门,我们必须进一步加强对评分标准的研究和探讨,提高评分标准设置的科学性和合理性,不断提高集中采购的质量和水平。评分标准制定一般应遵循以下原则:

 

  一是针对性:评分标准设置不能凭空想象,一定要紧扣标书内容,标书中未做要求的事项不能作为评分内容的关键成分。招标文件必须对项目技术要求、资质保障、相应程度与具体内容、经营业绩年份、技术人员配备标准、售后服务具体条款等方面做出详尽的说明,体现出可操作性,让所有的信息在一个平台上充分展示出来,尽量减少歧视性、模糊性的内容。标书与评分办法是相辅相成的关系,应该相互促进,共同完善。

 

  二是必须性:招标文件设置评分因素应该是必须的,不能是可有可无的,如果不设置相应的分值,可能会对项目的实施和货物的质量带来不良的影响,所以他的设置就是必须的。如果是可有可无的,就没有在标书中体现的必要。国土智能采购项目:获得浙江省科技厅认定的科技型企业证书的得4分。是否科技型企业对项目实施的好坏没有什么必然的影响,他的设置是可有可无的,同时考虑到通过该认定的企业不是很多,因此我们最终删除了该评分因素。

 

  三是直接性:招标文件设置评分因素应该是和货物或服务的实施好坏影响是直接的,不是间接的。比如标书的制作精美与否等,这些分值设置应尽可能小,甚至不设置。

 

  四是大众性:是指完成一类项目一般企业都拥有的资质证书、荣誉、认证等。如行政中心智能化项目,项目经理或项目技术负责人具有技术与软件专业系统分析(高级)资格证书,且具有信息系统项目管理师(高级)资格证书的得3分。大部分企业不具备以上两项高级职称,但单项或中级的职称比较普遍,承担几百万的工程也不是什么大问题。因而设置中级以上或者单项具有以上高级职称之一的适当加分比较合适。

 

  五是合法性:合法性是评分标准设置的最基本要求,所设置的内容必须是合法的,比如某省内业绩、某省工商部门认定、钱江杯等明显是与《政府采购法》的要求相违背的,应该坚决纠正。

 

  六是政策性:评标标准要体现政府采购政策目标。对自主创新产品、节能环保型产品、扶持不发达地区和少数民族地区发展、国货等要体现优先的采购政策,采购人要用好自由裁量权,在价格分值中充分体现出来,在评分因素中对这类产品合理设置分值并给予加分,给这类企业优先待遇。财政部门要发挥监管作用,督促采购人采购这些产品,“爱我国货,扬我国威”,将采购合同优先授予这些企业,以促进国内企业的发展。

 

  笔者认为,公开、公平、公正和诚信是招投标工作的生命,只有把握以上招标文件制作三关,才能真正选择出性价比较高的供应商,从而提高政府采购的效益,提升政府公信力。(作者单位:浙江省东阳市公共资源交易中心)