史上最全的公關活動操作指南（下）

       做活動的應該都清楚，企業辦一場公關活動往往需要大量的財力、物力、人力的輸出，更害怕的就是在舉辦公關活動期間會遇到很多意識不到的問題，例如：怕流程出錯、現場出現讓領導不滿意的地方、預算不夠、活動效果不好、甚至可能在現場出現讓自己措手不及的事件發生，那該如果避免這些問題呢，全澤廣告（http://www.bjsunway.cn/）來告訴你，繼上篇（史上最全的公關活動操作指南）之后，今天給大家分享關于公關活動中的執行流程和需要注意到的細節。
 

一、場地布置
       俗話說得好“萬事開頭”， 公關活動難就難在選場地和布置上面，那么該如何學會和場地方溝通呢，首先要做好場地前期的考察和確認工作；
       1、確定公關活動的布置時間；
       2、確定進場路線、例如，停車區域，卸貨區域、是否有貨梯，能通過物料的體積；
       3、確定活動用電量、開關閘的位置；
       4、確定客梯、樓梯、安全出口的位置；
       5、確定特邀嘉賓的座位席以及休息室；
       6、確定嘉賓簽到臺、展示區的位置；
       7、確定座椅數量、擺放方式和座椅的樣式；
       8、確定嘉賓走動區域、茶歇位置等；
       9、確定現場是否有網絡以及覆蓋情況；
       10、確定現場燈光位置和調試方式；
       11、確定空調溫度、講臺位置和高度；
       12、確定停車場位置和數量；
       13、確定現場各供應商負責人位置；
 
       其次就是活動中所需的物料制作上的最終核對，如果提前檢查出來也好抓緊時間進行更換；
       1、仔細核對物料制作的數量、顏色、畫面是否正確、LOGO、日期以及時間；
       2、把握噴繪制作的質量，及時補救，如需要重新噴繪、調整顏色和加工制作等；
       3、核查現場使用的材料是否真實；
       4、工程預期是否按預期施工；
       5、施工人員是否全部到位，對接施工負責人；
       6、高規格的場地方可能需要施工人員的身份證和照片；
       7、制作施工物料清單進度表，是否按期完成并確認返工的時間差；
       8、現場可以多準備一點各種顏色的雙面膠或透明膠之類的，一些輔助小工具盡量多帶；
 
       接下來就是現場搭建并負責整個活動現場的施工項目完成情況；
       1、運輸現場物料的通道入口以及貨梯的位置；
       2、定好舞臺、主背景板位置，測量前后的間距；
       3、簽到背景板、展示區的位置并確認如何擺放；
       4、活動指示牌、活動展架以及橫幅的位置；
       5、控制臺、燈架以及音響及視頻設備的位置；
       6、現場施工人員應注意的安全事項以及活動中不得隨意串崗或離崗；
 
       到這里基本上場地搭建施工搭建工作基本完成了，但是你以為這就夠了嗎，還需要充當“檢查官”的角色，檢查容易出現問題的環節，例如：
       1、音響設備搭建好之后及時挑選背景音樂；
       2、接收主辦方提供的客戶資料，如：禮品袋、資料等等；
       3、將活動中所需的資料存放在某一個地方進行統一管理分配；
       4、檢查活動當中所需的道具；
       5、所有物料的畫面、擺放位置是否正確；
       6、嘉賓進會場路線上是否有雜物或者地毯有瑕疵的地方；
       7、檢查出問題應及時糾正；
 
二、活動彩排
       1、首先確認所有的彩排人員是否全部到位；
       2、確認舞美燈光、音響設備調試到位；
       3、確認禮儀、演藝人員、攝影攝像、主持人到達時間，活動前需要進行面對面溝通；
       4、確定VIP嘉賓名單無誤；如有改動及時和主持人溝通到位；
       5、確認演講臺上的桌花和擺放是否到位；
       6、最后檢查一下會場地面是否保持清潔；
       活動彩排流程完成之后可以好好休息下，或者找個沒人的地方稍微瞇一會，接下來就是坐等活動開始啦！
 
三、活動管理

       會前
       1、安排禮儀、工作人員負責嘉賓簽到環節；
       2、安排專門人員接待VIP嘉賓，（具體可以和客戶溝通）；
       3、安排禮儀給VIP嘉賓佩戴胸花；
       4、安排禮儀人員引導嘉賓入場就座；
 
      會中
       1、安排工作人員為嘉賓開門關門；
       2、活動開始前，和所有工作人員提前五分鐘進行確認；
       3、燈光show走起、音樂走起，主持人上場；
       4、會中各種環節應安排各工作人員注意相關工作，如果有頒獎環節需要禮儀協助；
       5、安排攝影攝像人員在會場四周隨時拍照或攝影；
 
       會后
       1、VIP嘉賓離場時，安排專門按電梯或者有專車接送；
       2、嘉賓全部離開場地之后，就開始撤展，并囑咐施工人員注意安全；
       3、與酒店進行場地費用結算，以及其他產生的明細清單；
       4、提醒客戶余下的資料是否要打包帶走；
       5、原路帶回自家的物資，并檢查是否有遺留之物；
 
四、費用清單
       每場公關活動結束后都需要有一份詳細的費用清單，一般會后的費用清單包括以下三種；
       1、活動尾款催收
       2、演藝團隊費用
       3、物料制作費用。
       為了做到活動成本的精準度，盡可能地把所有的成本都計算在內。在這個過程中，你會發現有很多事項都要納入到成本中，要注意不斷更新成本表，根據變化增減相關項目產出的費用。
 
五、會后總結
       活動公司學會做會后總結很關鍵，并不是活動做完了就不管不問了，而且需要收集一些活動后的反饋數據，為下次活動積累寶貴的經驗，同樣的錯誤決不能出現在下次活動身上。
       1、收集活動的拍攝照片和視頻；
       2、提交客戶滿意度調查表，并抄送給上級領導；
       3、媒體新聞通稿的收集。整理歸檔發給客戶；
       4、結算活動尾款費用；
       5、針對此次活動進行活動總結；
 
       根據墨菲定律“任何事都沒有表面看起來那么簡單，會出錯的事總會出錯，如果你擔心某種情況發生，那么它就更有可能發生”基于這幾點用于在公關活動當中是最好的活動執行口號。

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